パソコンでの履歴書の作り方を解説:具体的な記入方法やメリット等も紹介

パソコンで履歴書を作成すれば、手書きの文字に自信がない方でも美しい履歴書を作れます。また、履歴書のデータが手元に残ることから、データに修正を加えて履歴書を何度も活用できます。

しかし、いざパソコンで履歴書を作ろうとすると何から手をつけて良いのか分からないという方もいるのではないでしょうか。

今回の記事では、パソコンで履歴書を作成する際のポイントや具体的な書き方についてまとめました。履歴書をパソコンで作ってみたいと考えている方は、ぜひ参考にしてください。

パソコンで履歴書を作成する際のポイント

まずは、パソコンで履歴書を作成する際に知っておくべきポイントを説明します。以下の点を把握しておけば、初めてパソコンで履歴書を作る方でも質の高い履歴書が作成できることでしょう。

①WordまたはExcelのテンプレートを使用する

パソコンで履歴書作成をする人が増えた現在では、履歴書作成に必要なテンプレートが簡単に手に入る環境が整っています。

インターネットで履歴書のテンプレートを検索し、「Word」または「Excel」の自分が使いやすいものを選びましょう。

テンプレートは種類によって職歴欄の広さ・志望動機のスペースなどに違いがあることから、自分の用途とアピールポイントに適したデザインを探します。

また、「Word」「Excel」には作成済みのデータをPDF形式に変更する機能が搭載されています。履歴書データをメールで送る際には、後からの改ざんができないPDF形式が好まれる傾向にあるため、便利でしょう。

②文字のフォント・サイズを統一する

履歴書内に複数の種類のフォントやサイズの違う文字があると、履歴書全体の統一感が損なわれます。

履歴書の書体は「明朝体」または「ゴシック体」などビジネスの場でよく活用されるものを選択し、項目ごとの文字サイズも合わせてください。線が細過ぎる教科書体や軽い印象のポップ体の使用は避けましょう。

また、可能であれば履歴書のみでなく職務経歴書・送付状など履歴書と同封する応募書類は同じフォントで統一するとより良いでしょう。

関連記事:【履歴書・職務経歴書】適切なフォントとそのNG例を解説!作成時の注意点は?

③不要な装飾はしない

履歴書はビジネスの場で扱われる正式な文書であり、不要な装飾は必要ありません。特別な場合を除いて、テンプレートもカスタマイズしない方が良いでしょう。

太文字・色文字・ハイライト・アンダーラインなどの装飾も、使わないでください。

④履歴書専用紙を使用する

履歴書を印刷する用紙はコピー用紙よりも、程良い厚みがあるものを選択しましょう。
具体的には、履歴書専用用紙または上質紙に履歴書を印刷すると、しっかりした印象になります。

ただし極端に厚過ぎる用紙は、折りにくい・扱いにくいなどの問題が生まれるため注意してください。

履歴書を印刷する用紙のサイズは、A3サイズに印刷して中心で折るか、A4サイズを2枚に印刷します。自宅のプリンターがA3サイズに対応していない場合は、コンビニで印刷をするのがおすすめです。

関連記事:履歴書はコンビニのコピー用紙で印刷すると不利?用紙サイズや印刷方法についても解説

⑤証明写真は提出方法に合わせて貼り方を選ぶ

証明写真の正しい扱い方は、履歴書の提出方法により異なります。
履歴書をデータのまま送信する場合には、履歴書のデータに証明写真の画像を貼り付けましょう。
一方、印刷した履歴書を郵送または持参する際には、履歴書データは写真なしで印刷し、印刷済みの履歴書に証明写真を貼り付けてください。

少しの手間をかけるだけで、履歴書がより丁寧な印象に変わります。

⑥印刷して仕上がりを確認する

データ提出を前提として履歴書を作成している方も、最終チェックの段階では一度履歴書を印刷した上で誤字脱字などの誤りがないか確認するべきでしょう。パソコンの画面では、細かなミスを見落としてしまう可能性があるためです。

時間があれば、自分が書いた文章を口に出してみると、内容に誤りがないか確実に確認を進められるでしょう。

⑦PDF形式で提出する

履歴書をデータで提出する際、応募先からファイル形式の指定がない場合にはPDFを選択します。
「Word」や「Excel」のデータは受け取り先で改ざん可能であり、履歴書データのファイル形式として適していないためです。

PDF化されたデータは、パソコン環境の影響を受けて文字化けやレイアウトが崩れてしまう心配もなくなります。

また、作成した履歴書データには内容が一目で分かるようなファイル名を付けてください。
例えば「データ送付日」「履歴書」「自分の氏名」が含まれたファイル名であれば、ファイルが他のデータと混ざってしまうリスクを減らせるでしょう。

【項目別】履歴書の書き方

ここでは、項目別に履歴書の書き方を一つずつ説明します。履歴書作成の基本を理解して、正しい履歴書を作成しましょう。

日付

履歴書の左上部分にある日付部分には、履歴書作成日ではなく提出日を書き込みます。そのため、すぐに履歴書を提出しない場合は、日付を一度空欄にしておいてください。

メール提出の場合は送信日・郵送提出の場合は投函日・持参する際には持参日当日の日時を記載します。

一度空欄にしておいた日付を提出時に入力し忘れないように、注意が必要です。

証明写真

履歴書に添付する証明写真は40mm×30mmのサイズで、3ヶ月以内に撮影したものを使います。

データ提出の場合は証明写真データを履歴書データに添付し、郵送または持参提出の際には証明写真を糊や両面テープで履歴書に貼り付けます。

証明写真を貼り付ける際には、万が一取れてしまった時のことを考えて、証明写真の裏に氏名を書いておいてください。

関連記事:履歴書写真の基本ルールとは?撮影方法からNG例まで徹底解説!

住所・電話番号・メールアドレス

住所は省略せず、都道府県名・建物名・番地なども記載します。

自宅に電話がない方は、携帯電話の番号のみを記載しましょう。

メールアドレスを記載する欄がない時には、空きスペースを活用してください。

学歴

入学・卒業年月と学校名を記載します。学校名は省略せずに正式名称を用いてください。
職歴が多い方は職歴に使うスペースを確保するために、小中学校の期間を省略して高等学校から記載しましょう。

関連記事:【履歴書・職務経歴書】卒業年度早見表2024

職歴

学歴と同じように、省略せずに就業先の正式名称・所属部署・役職などを記載していきます。

この際、これまでの職歴の退社理由を細かく説明する必要はありません。「一身上の都合により退職」と記載し、前職への不満は伏せてください。
会社都合による退職では「会社都合により退職」と書きます。

転職の場合は、応募の段階で仕事を続けている方が多いため、会社名の後に「在職中」または会社名の一行下に「現在に至る」と記載しましょう。

全ての職歴を記載した後は、最後に行の右下に「以上」と付け加えてください。

関連記事:履歴書の学歴・職歴の書き方|基本からよくある疑問まで詳しく解説

免許・資格

所持している免許や資格を正式名称で取得順に記載します。

特に記載する内容がない方は空欄のままにするのではなく免許・資格欄に「特になし」と書いてください。

関連記事:【履歴書の免許・資格欄の書き方】自動車免許の正しい書き方を詳しく解説

志望動機・自己PR

志望動機と自己PRは履歴書の中でも自分をアピールするポイントです。応募に至った理由や自分のスキルを説明して、採用担当者に興味を持ってもらいましょう。

志望動機や自己PRに苦手意識がある方は、インターネットで例文を検索して参考にすると良いです。

ただし、例文をそのまま書き写すようなことがあると、採用担当者に例文使用がバレてしまう可能性があります。必ず自分で文章を考えるようにしてください。

履歴書は面接中に面接官が目を通すことが多いため、面接で伝える志望動機と履歴書の志望動機は同じ内容にします。

関連記事:【履歴書の志望動機】書き方のポイントを詳しく解説!NG例も紹介

本人希望記入欄

本人希望記入欄は履歴書の最後の部分に位置します。応募先が複数の業種の求人を出している際や、譲れない入社の条件がある時には、この希望欄を活用してください。

特に希望欄に書くことがない方は「貴社の規定に従います」と記載します。

関連記事:【履歴書の本人希望欄】書いてもいいことを例文付きで解説

パソコンで履歴書を作成するメリット・デメリット

ここでは、パソコンで履歴書を作成するメリットとデメリットをまとめました。
メリット・デメリットを比較して、パソコンの履歴書作成が自分に適しているか参考にしてみてください。

パソコンで履歴書を作成するメリット

パソコンで履歴書を作成する最大のメリットには、履歴書作成を効率化できるという点があります。
パソコンであれば、誤字脱字を簡単に修正可能です。さらに一部の情報はそのまま別の企業への応募にも活用出来るでしょう。

履歴書には修正液が使用出来ないため、書き損じにより何度も履歴書を書き直す手書きに比べると、パソコンの履歴書は非常に効率的だと言えます。

また、自分の字に自信がないという方でも、読みやすい履歴書が作成できるでしょう。

パソコンで履歴書を作成するデメリット

パソコンで履歴書を作成するデメリットには、パソコンで作成した履歴書は使い回せることから、修正忘れが起こりやすいという点があります。

例えば、第二希望のB社への提出に向けて作成した内容の履歴書を第一希望のA社に送ってしまったとしましょう。
A社の採用担当者は、話が噛み合っていないこと・使い回しであることに気が付き、応募への熱意が低いと評価することでしょう。

また、採用担当者の中には「手書きの文字を確認したい」「パソコンで作成した履歴書からは個人の特徴が分からない」と感じる方もいます。

特に文字を手書きする業務が多い職種では、手書きの文字も評価基準になることがあります。

履歴書をパソコンで作るメリットとデメリットについては、こちらの記事も参考にしてください。

履歴書をネットで作ってもいい?作る際のメリットやデメリットを解説

 

まとめ

履歴書をパソコンで作成することで転職活動を効率化でき、限られた時間でも多くの企業に応募可能です。

正しい履歴書作成の方法を理解していれば、優れた履歴書が作成できるのです。

ただし、パソコンで作った履歴書には「使い回し時にミスが起こりやすい」「採用担当者が手書きの履歴書を好む場合がある」などのデメリットも存在します。

自分に適した履歴書の作成方法・応募先に適した履歴書作成手段は何か考え、就職活動を進めていきましょう。

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