求人応募の際に、パソコンで作成した履歴書をコピー用紙に印刷してよいかどうか迷う方が多いようです。
確かに印刷用紙のせいで、採用担当者に与える印象が悪くなるようなことは避けたいものです。
この記事では、パソコンで作成した履歴書の印刷方法について詳しくまとめました。
パソコンで作成した履歴書はコピー用紙に印刷してもよい◎
結論から言えば、パソコンで作成した履歴書はコピー用紙に印刷して構いません。
ただし、履歴書をより美しい仕上がりに印刷するには、以下の点を意識することが大切です。
コンビニのコピー機はきれいに印刷できる
コンビニにあるコピー機を活用すれば、自宅のプリンタよりも美しく印刷ができます。
なぜなら、コンビニのコピー機は、家庭用プリンタと比較して高性能であるためです。
また、コンビニのコピー機には、比較的質の良い印刷用紙が使われているだけでなく、見開きA3やB4サイズも印刷可能です。
事前にコンビニの許可を得れば、印刷用紙を自分で持ち込んで履歴書を印刷することもできる場合もあります。
家庭用プリンタの場合「上質紙」がおすすめ
家庭用プリンタで履歴書を印刷する場合は、一般的なコピー用紙よりも厚みがある上質紙の使用をおすすめします。
上質紙は0.1〜0.2mm程度の厚みがあり、手書き用で販売されている市販の履歴書よりも若干厚いことから、パリッとした印象になります。
その厚みの違いは些細なものですが、履歴書を含む応募書類の第一印象は重要視した方がよいでしょう。
履歴書の印刷用紙の購入先や履歴書の書き方については、以下の記事を参考にしてください。
履歴書を印刷するコピー用紙はどのサイズを選ぶ？
履歴書を印刷するコピー用紙のサイズには守るべきルールがあります。
見開きA3サイズかB4サイズがベスト
履歴書は見開きA3（片面A4）または見開きB4（片面B5）サイズで印刷してください。
それは、応募先で履歴書が扱いやすくなるためです。
市販の履歴書もどちらかのサイズに統一されています。
履歴書以外に職務経歴書などの応募書類も、片面がA4サイズになる見開きA3サイズを選択すれば、全ての応募書類のサイズを揃えられるでしょう。
A4サイズ・B5サイズ2枚でもOK
家庭用プリンタでは、見開きA3サイズや見開きB4サイズが印刷できない機種が多くなっています。
その場合は、履歴書を二つ折りではなく、片方の面ずつA4サイズ／B5サイズ2枚に印刷してください。
履歴書が2枚になっていても、採用担当者に悪い印象を与える心配はありません。
ただし、履歴書を両面印刷すると読みにくくなるため、必ず片面ずつ印刷するようにしましょう。
履歴書をコピー用紙に印刷する際の注意点
履歴書をコピー用紙に印刷する際には、次のような注意点に気をつけましょう。
①光沢紙は使用しない
光沢紙は、厚みがありしっかりしていますが、履歴書の印刷には適していません。
また、履歴書を光沢紙に印刷して提出すると、「常識のない人」と思われる可能性があります。
光沢紙はパンフレットや写真の印刷に向いている印刷用紙であり、応募書類向きではないのです。
履歴書の他、職務経歴書など応募書類の印刷には、決して光沢紙を選ばないようにしてください。
②証明写真はコピーせずに手で貼る
履歴書をパソコンで作成後に印刷して提出する際には、証明写真を印刷してはいけません。
証明写真はデータではなく実物を用意し、印刷後の履歴書に手で貼り付けてください。
証明写真のデータを印刷した履歴書は不鮮明になりやすく、見栄えが悪くなるためです。
③縮小コピーをしない
A3やB4サイズを家庭用プリンタで印刷できないという理由から、履歴書を縮小コピーしてはいけません。
本来のサイズよりも縮小コピーされた履歴書は、文字が詰まって読みにくく、採用担当者に負担を与えてしまいます。
応募先では何枚もの履歴書を確認しているため、読みにくい履歴書はしっかり内容を読んでもらえない可能性もあるでしょう。
見開きサイズが印刷できない場合には、片面ずつA4またはB5サイズの2枚に分けて履歴書を印刷してください。
④インクの汚れ・かすれがないかどうかを確認する
印刷済みの履歴書は、最後にインクの汚れやかすれがないか確認しましょう。
家庭用プリンタのみでなく、コンビニのコピー機でも何らかの問題で、インクの汚れ・かすれが発生する可能性があります。
また、印刷後の履歴書に読みにくい部分がないかも再度チェックしてください。
さらに、印刷した履歴書はクリアファイルに入れて保管し、折れたり汚れがついたりしないように注意しましょう。
パソコンで作成済みの履歴書の印刷方法については、こちらの記事で詳しく説明しています。
手書きの履歴書をコピーして提出するのはだめ×
履歴書に記入する氏名や住所などの基本情報は毎回同じ内容になることから、何度も手書きをする手間を省くために手書きの履歴書をコピーしたくなる方もいることでしょう。
しかし、手書きの履歴書をコピーして使いまわしてはいけません。手書きの履歴書のコピーはマナー違反であり、採用担当者に悪い印象を与える行為だと考えてください。
履歴書の手書き作業には多くの時間と労力がかかりますが、丁寧に仕上げられた履歴書だからこそ応募に対する熱意を伝えられます。
コピーした履歴書に対して採用担当者は、「履歴書を作ることすら面倒なのか？」「応募に対する熱意が低い」と考えてしまう恐れがあります。
履歴書を手書きする際には、書き損じが起こる可能性があるため、余裕を持った枚数の履歴書用紙を用意してください。
また、手書き前の市販の履歴書をコピーすることもよくありません。
市販の履歴書には著作権・商標権があり、購入後のコピーが許可されていないのです。
ただし、作成後の履歴書を自分の保管用・見本用としてコピーする行為には問題はありません。
応募後も手元に提出書類の写しがあれば、面接対策を進めやすくなるでしょう。
まとめ
パソコンで作成した履歴書はコピー用紙に印刷可能ですが、家庭用プリンタを活用する場合は上質紙の利用をおすすめします。
上質紙であれば、薄いコピー用紙に印刷した履歴書よりもしっかりと美しく仕上げられるでしょう。
また、履歴書のサイズは見開きA3／B4の印刷が一般的であるものの、自宅のプリンタがA4以上の印刷に対応していない場合は片面ずつを2枚に分けて印刷しても構いません。
この記事を参考に、採用担当者によい印象を与えられる履歴書を作成してください。
