ペーパーレス化は紙のデータを電子化して紙を使わずに情報を管理することを指しています。企業では業務を進める中で毎日膨大な紙が消費されているため、使用する紙を最小限に抑える取り組みの実施によって多くのメリットが得られるのです。
さらにペーパーレス化が社会に浸透すれば、長期的に地球環境を守りながら経済活動を維持出来るでしょう。
今回の記事ではペーパーレス化についてより詳しくまとめました。
ペーパーレス化とは
ペーパーレス化とは紙で扱っているデータを電子化し、文字通り使用する紙を減らす取り組みのことです。その方法は限定されておらず、どのような手段を用いても構いません。
現在多くの企業がペーパーレス化を実施し、これまで紙で作成していた見積書・マニュアル・契約書などの種類はもちろん、カタログや会社案内といった冊子も電子化しています。
また、ペーパーレス化はビジネスの場だけで行われている取り組みでありません。日常生活でも、コンサートやテーマパークの入場チケット・店舗のクーポンのような取り組みが浸透しているのです。
ペーパーレス化の現状
インク革命.COMが2022年に5万700社の企業を調査対象として実施した「実際にペーパーレス化は進んでいるのか？」という調査結果によると、ペーパーレス化の必要性を感じている企業は57.1％、それに対してたった27.6％の企業しかペーパーレス化を実現していないことが明らかになっています。
ペーパーレス化は個人努力だけでなく企業全体で取り組むべきものです。十分な用意をせずにペーパーレス化を進めても、その取り組みが社員に浸透しないでしょう。
※参考：インク革命.COM「ペーパーレス化”は現状どうなっているのか。 インク革命.COMがペーパーレス化の実態調査を実施！」
ペーパーレス化のメリット
ペーパーレス化を実施することで、企業は次のようなメリットを得られます。
コストの削減
ペーパーレス化が成功すれば、多くのコストを削減可能です。
・印刷用紙代
・トナー代
・書類を破棄するための費用
・ファイルやホッチキスなど書類を管理するために必要な消耗品代
・印刷した書類を郵送するための通信費
具体的には上記のような費用がペーパレス化によって削減でき、膨大な書類を保管するためのスペースが不要になる・書類を管理するための人件費も抑えられるでしょう。
業務効率化
データを印刷して整理・管理するには多くの手間がかかります。
例えば会議資料がデータ化できれば、人数分の印刷・製本・配布・廃棄に必要な工数を全て他の業務に使えるようになるでしょう。
紙の見積書や契約書などを郵送するために時間をロスすることもなくなり、効率良く業務が進められるのです。
セキュリティ向上
情報漏洩は企業の信頼を脅かす恐れがある重要なトラブルですが、紙の書類は誰もが簡単に持ち出せます。
担当者を絞って厳重に書類を保管しても、故意に持ち出そうとする担当者がいれば意味がありません。
電子化されたデータは内容に合わせて権限設定が可能で、閲覧履歴・印刷履歴が確認できます。
企業のイメージ向上
ペーパーレス化は国際社会共通の目標である「SDGs（持続可能な開発目標）」の取り組みに該当します。
そのため、ペーパーレス化は自社利益だけでなく社会的責任を果たすという姿勢を顧客にアピール可能で、企業のイメージ向上につながります。
ペーパーレス化のデメリット
ペーパーレス化には非常に多くのメリットがあるものの、いくつかのデメリットも存在します。
移行へのコストがかかる
先ほどお伝えしたように、ペーパーレス化を成功させるには企業がペーパーレス化のためのシステムである文書共有ツールや情報共有ツールなどのサービスを用意しなくてはいけません。
具体的には、電子化されたデータを保管する情報共有ツールの準備や社員へのデバイス配布などがその例です。
ITリテラシーが求められる
中には新しいツールの活用やデバイスの使用に抵抗を感じ、ペーパーレス化に賛同できない社員もいるものです。
業種や年代によっては、企業側が十分なシステムを整えてもペーパーレス化を実施しない社員が多くなってしまうことがあるでしょう。
時間をかけて教育を行いIT関連に関する理解力を深め、対応してもらわなければいけません。
電子化に向いていない書類がある
ほとんどの企業に「電子化に向いていない書類」または「電子化できない書類」が存在します。
例えば法律上書面が求められる「事業用定期借家権限設定のための契約書」や「任意後見契約書」は電子化出来ない文書です。
また、紙の方が扱いやすく紙で管理するべき書類もあるでしょう。
ペーパーレス化のデメリットを解消するポイント
ペーパーレス化のデメリットは次のような取り組みで解消出来ます。
ペーパーレス化についての理解を深める
「ペーパーレス化を進めよう」という情報だけではペーパーレス化に対する社員の意識を変えられません。
ペーパーレス化の必要性・ペーパーレス化によって得られるメリットを含め、なぜ企業はペーパーレス化の実施を決めたのかという理由を社員に周知してください。
企業全体でペーパーレス化への理解が深まれば、導入後に取り組みが形骸化してしまう可能性を減らせます。
運用ルールを守る
多くの社員は新しい取り組みに消極的であり、今まで通りに業務を進めたくなるものです。
ペーパーレス化が無秩序な状態にならないために、運用ルールを設定してください。
例えば「会議資料は今後電子のみ」というルール設定があれば、会議によって資料が印刷されたり電子で配布されたりする状態になりません。
混乱を防ぐためにも、導入前からルール設定をしておきましょう。
総合的なコストを重視する
ペーパーレス化のために必要なツールやデバイスには一定の費用が必要です。
しかし、総合的に見てペーパーレス化によって節約可能なコストに目を向けてください。業務効率化によって期待出来る利益も考えるべきでしょう。
社員が使いやすいツールやサービスを導入する
ペーパーレス化を浸透させるためには、情報共有が可能な使いやすいツールやサービスが欠かせません。
マニュアルがなくても簡単に使いこなせるようなツール・サービスを導入すれば、ITリテラシーの低い社員でも抵抗なくペーパーレス化に賛同出来るのです。
ペーパーレス化の成功事例
ここでは、ペーパーレス化を成功させた企業の事例を紹介します。自社に似た企業があれば、参考にしてください。
茨城県庁
元からペーパーレス化を進めていた茨城県庁は、電子決済システムが浸透しないという問題を抱えていました。
リーダーシップを発揮したトップの行動により、既存のシステムの利用が徹底されたことで、13.3%だった電子決済率を99.97％まで向上させました。
その結果、テレワークの推進や文書検索効率の向上などのメリットも得ています。
青森県弘前市
紙の使用量削減を課題としていた青森県弘前市では、ペーパーレス会議システムを導入し、会議資料を1万4千枚・印刷代を42,000円減らしました。
ペーパーレス化によってセキュリティも強化され、サーバー上で資料を管理しているため、資料紛失の心配もなくなったのです。
株式会社ネクスコ・メンテナンス関東
高速道路の修繕業務を行なっている株式会社ネクスコ・メンテナンス関東では、社内からの要望に応えて、一部でしか実施していなかったペーパーレス化を拡大して実施しました。
全社員と協力会社に合計約500台のiPadを配布・タブレット対応のペーパーレスシステムを導入してペーパーレス化を進めた結果、半年で20万枚もの紙の使用が削減出来たのです。
富国生命保険相互会社
個人・企業向けに生命保険や年金保険を販売している富国生命保険相互会社は、本社オフィスのリニューアルと同時にペーパーレス化を実施しました。
様々なツールを多用し文書管理しており、かつ本社と事業所で一括保管されていなかったため検索や共有があまり機能していなかったのですが、
既存の文書から電子化に適している文書を30種類選定し、文書管理ツールを使って該当の文書を電子化した結果、テレワークの推奨や外部倉庫保管の文書を75％も削減させました。
まとめ
ペーパーレス化によって企業が得られるメリットは非常に多く、導入費用などのデメリットも対策を用意することで解消可能だと言えます。
特にペーパーレス化に適したツールの導入は、ペーパーレス化を成功に導くでしょう。
自社に適した方法で、ペーパーレス化を進めてください。
