少し前までは履歴書は郵送で送ることが一般的でしたが、今ではパソコンで履歴書を作りメールで送る機会も増えました。
履歴書には多くの個人情報が記載されています。自分が構わないと考えたとしても誤った方法で履歴書を提出しなければ、採用担当者に個人情報の管理が出来ていない人間だと感じられる可能性が考えられるのです。
ここでは、履歴書などの応募書類をメールで送る際のマナーやパスワードの設定方法とともに、すぐに使える例文を紹介しましょう。
履歴書をメールで送る時に守るべきマナー
まずは履歴書をメールで送る際のマナーについて説明します。面接のチャンスを手に入れるためには、次のようなマナーを守ってください。
履歴書はなるべく早く送る
履歴書の送付を企業から求められた時には、なるべく早く履歴書を送れるようにしてください。提出が遅くなると応募に対する意欲が低いのかもしれないと考えられてしまいます。
当日中に履歴書を送れるようにするべきですが、どうしても難しい場合には「○月○日までに送付します」と応募先に伝えましょう。
履歴書をメールで送る時間帯は営業時間内に
メールは自分が都合の良い時に開封可能なツールですが、応募書類に限らずメール送付時の際のマナーとして、メールは応募先企業の営業時間内に送ることが好ましいです。特に深夜や休日にメールを送ってはいけません。
現在就業中で応募先の営業時間内にメールが送れないという方は、メールソフトの送信時間指定機能を使うと良いでしょう。
「PDF」または「Word」で送る
履歴書がどのような環境でも正しい状態で閲覧可能なように、履歴書のフォーマットはPDFかWordを選びましょう。企業から指定がある場合には、その通りにしてください。
手書きの履歴書をスキャンしてデータ化することもできますが不鮮明になる可能性があるため、可能な限りパソコンで作成したいものを使用します。
履歴書のファイル名は一目で内容が分かるものにする
採用担当者はいくつもの履歴書データを管理しなくてはいけないので、履歴書のファイル名に要件を書いておくべきです。具体的には「履歴書＋氏名＋メール送信日」が良いでしょう。
携帯のアドレスは避ける
履歴書を送ったアドレスには企業からの返事や今後の流れについての案内が届きます。この時に携帯のアドレスを使用してしまうと、容量制限によって添付ファイルが開けない恐れがあるのです。また、迷惑メールフォルダに割り振られてしまう事例も少なくありません。
履歴書などの応募書類を送る時に使うメールアドレスは、パソコンのメールアドレスを選択するようにしてください。
履歴書をメールで送る際にパスワードは必要
個人情報が含まれている重要な書類である履歴書には、必ずパスワード設定が必要です。履歴書にパスワードを設定する行為は「自分はセキュリティについて高い意識を持っている人材だ」というアピールにもなります。
近年問題視されている重大な情報漏洩を防ぐ目的で、企業は情報保護の観点を持った人間を選びたいと考えているのです。
履歴書にパスワードを設定する方法
次に、履歴書にパスワードを設定する代表的な方法を2つまとめました。
Wordを使ってパスワード設定をする
履歴書をWordで作成した時には、PDF変換と同時にパスワードを設定出来ます。
1.Wordのファイルタブを選択し「名前を付けて保存」を選ぶ
2.ファイルの種類を「PFF（*.pdf）」に設定して任意の保存先を指定する
3.「オプション」をクリックして「ドキュメントをパスワードで暗号化する」を選択した上で「OK」を押す
4.パスワードを入力後に再度「OK」を押して「保存」する
このパスワード設定は同じOfficeソフトでもExcelでは不可能なため注意しましょう。
zipファイルでパスワード設定をする
すでにPDFになっている履歴書はzipファイルに圧縮してパスワードを設定すると良いです。
1.圧縮のための新規フォルダに履歴書のPDFを格納する
2.フォルダ上で右クリックをして「圧縮」-「.zip（pass）」を選ぶ
3.パスワードを入力後に「OK」をクリックする
パスワード付き履歴書を送る際のメールの例文
パスワード付きの履歴書を送る際には、どのような文書を添えれば良いのでしょうか？ここではパスワード付きの履歴書を送る際のメールの例文を紹介します。
メールの例文
件名：履歴書ご提出の件：自分の氏名
本文：
株式会社〇〇
採用ご担当者様（氏名が分かる場合は必ず記載）
初めてご連絡させていただきます。（自分の氏名）と申します。
この度、〇〇にて貴社の求人情報を拝見し、〇〇職に応募させていただきたく、ご連絡を差し上げた次第です。
応募書類を添付ファイルにて送付いたしますので、ご査収のほどよろしくお願いいたします。
なお、添付しました書類はセキュリティ保護のため応募書類にはパスワードを設定しています。
後ほどパスワードをお送りいたしますので、ご確認いただけますでしょうか。
ご多忙なところ恐れ入りますが、何卒よろしくお願い申し上げます。
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氏名（ふりがな）
郵便番号：〒000-0000
住所：〇〇県〇〇市〇〇
電話番号：080-0000-0000
メールアドレス：abcdefg＠○○.jp
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パスワードを送るメールの例文
パスワード付きの履歴書を送るメールを送った後は、別のメールでパスワードを送付します。その際に使える例文を紹介しましょう。
件名：履歴書ご送付時のパスワードについて：自分の氏名
本文：
株式会社〇〇
採用ご担当者様（氏名が分かる場合は必ず記載）
お世話になっております。応募書類を送付させていただきました（自分の氏名）です。
メールの添付ファイルに設定したパスワードをお送りいたします。
パスワード：※※※※※※※
お手数をおかけいたしますが、ご査収のほどよろしくお願いいたします。
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氏名（ふりがな）
郵便番号：〒000-0000
住所：〇〇県〇〇市〇〇
電話番号：080-0000-0000
メールアドレス：abcdefg＠○○.jp
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履歴書をメールで送る際によくある質問
最後に、履歴書をメールで送る際によくある質問を紹介します。
履歴書をメールで送る際、新卒でもパスワード設定は必要？
履歴書などの応募書類をメールで送る時には必ずパスワード設定が必要であり、新卒・中途は関係ないと考えて良いでしょう。
個人情報の流出を防ぐことは情報社会で自分自身を守るための欠かせない行動です。
スマホやiPhoneで履歴書にパスワードを設定できる？
スマホを使ってPDFにパスワードを設定することもできます。
iPhoneの場合は開いたPDFのファイル名をクリック・Androidの場合は開いたPDFの右上「・・・」マークをクリックすればパスワード設定を選択可能になります。
まとめ
履歴書をメールで送る時には必ずパスワードを設定しなくてはいけません。パスワード設定にはWord・zipを利用するなどの手段がありますが、どの方法も難しいものではありません。
この記事で紹介した例文を活用すれば、メール送付もスムーズに進められるでしょう。
