web面接の日程確定メールに返信は必要?メール返信のマナーを解説(例文付き)

web面接を行う際には、企業からweb面接実施日の日程や、web面接に必要なURL・IDなどの情報がメールで送られてきます。web面接はまだ社会に浸透して歴史の浅い取り組みなので、そのようなメールに対しての返信方法や返信内容、マナーが分からないという方が多いようです。

この記事では、web面接の日程確定メールに対しての返信方法や例文を紹介しましょう。

web面接の日程確定メールに返信をした方がいいのか?

web面接の日程確定メールに返信が必要かどうかは、企業からのメールの内容によって変わります。事前にweb面接希望日の確認を済ませた上で、web面接の日程確定メールを送っている企業の多くは、送信専用アドレスを使ってメールを送る場合もあるのです。

ただし、参加の意思の確認や日程調整を目的とした、web面接の日程確定メールには必ず返信をしなくてはいけません。

そのため、web面接の日程確定メールが届いた時には、日程だけでなくメールの内容も最後まで確認し、臨機応変な対応が出来るようにしてください。

返信が必要なメールの返信を怠ってしまうと、採用担当者に悪い印象を与える可能性があるでしょう。

【例文】web面接の日程確定メールに対する返信例

ここでは、web面接の日程確定メールに対して返信が必要であった場合に活用出来る返信例を、パターン別に紹介しましょう。

返信例1 提示された日程を承諾する場合

「Re:〇〇〇〇〇〇(件名は変更せずに、そのままの状態にします。)」

〇〇株式会社 採用担当〇〇様

お世話になっております。〇〇〇〇(フルネーム)と申します。

web面接の日程についてご案内いただき、ありがとうございます。
○月○日○時〜ということで承知いたしました。

当日は、何卒よろしくお願いいたします。

********************
氏名
メールアドレス
電話番号
********************

返信例2 提示された日程でのweb面接が難しく、日時変更をお願いする場合

「Re:〇〇〇〇〇〇(件名は変更せずに、そのままの状態にします。)」

〇〇株式会社 採用担当〇〇様

お世話になっております。〇〇〇〇(フルネーム)と申します。

web面接の日程についてご案内いただき、ありがとうございます。
ご指定いただいた日時ですが、出張の予定が入ってしまい、参加することができそうにありません。

大変申し訳ありませんが、下記の日程で再度ご調整いただけないでしょうか。
○月○日(月)16:00以降
○月○日(火)13:00以降
○月○日(水)10:00〜13:00

お忙しいところ、お手数おかけして申し訳ありません。
よろしくお願いいたします。

********************
氏名
メールアドレス
電話番号
********************

返信例3 web面接の候補日を自分から指定する場合

「Re:〇〇〇〇〇〇(件名は変更せずに、そのままの状態にします。)」

〇〇株式会社 採用担当〇〇様

お世話になっております。〇〇〇〇(フルネーム)と申します。
web面接の日程についてご連絡いただき、ありがとうございます。

希望日時は以下のとおりです。
○月○日(月)16:00以降
○月○日(火)13:00以降
○月○日(水)10:00〜13:00

ご確認よろしくお願いいたします。

********************
氏名
メールアドレス
電話番号
********************

メール返信時のマナー

web面接の日程確定メールに返信をする際に、知っておくべきマナーを説明します。マナー違反のメールを送ってしまうことのないように注意してください。

マナー1 可能な限り24時間以内に返信する

ビジネスメールの基本でもありますが、web面接の日程確定メールには24時間以内に返信が出来るようにします。そのため、自分がお休みの場合でもメールをチェックしてください。

もし返信までに1日以上時間が空いた時には「ご連絡が遅れて申し訳ございません」など、返信が遅れてしまったことへの謝罪の言葉を添えましょう。

マナー2 メールの送信時間に注意する

慌てていたからと言って、深夜や早朝などにメールを返信するべきではありません。可能な限り応募先の営業時間内の返信を心掛けましょう。

就業中にはメールチェックが難しいこともありますが、日中に返信出来ることが理想です。

マナー3 必ずお礼の言葉を入れる

返信メールには、web面接の日程調整をしていただいたこと、メールを送っていただいたことに対してお礼の言葉を必ず記載してください。

日程変更を依頼する場合にも、その一言があるだけで、相手に与える印象が大きく変わります。

マナー4 日程変更・候補日の連絡は3候補以上提示する

どんなに忙しい方でも、web面接の日程変更希望・web面接の希望日時は3つ以上の候補を提示するべきです。

応募先は複数の応募者の面接スケジュールを組んでいます。特に就業中の転職活動ではなかなか時間が用意しにくい場合もありますが、可能な限り応募先の予定を優先しましょう。

マナー5 件名と本文を残したままにする

web面接の日程確定メールへの返信では、本文と件名を残した状態でメールを作成してください。メールを受け取った企業側は、残されたメールの本文を確認することで、過去のメールやweb面接の日程表などを確認する手間が省けるのです。

また、件名をそのままにすれば、メールを受け取った相手が何のメールに対する返事であるのか、一目で理解しやすくなります。

マナー6 職場のメールアドレスを使わない

転職活動でのメールのやり取りは現職の業務時間内に行われることが多いですが、職場のメールアドレスを転職活動に使ってはいけません。

情報漏洩のリスクに対する認識が低いという印象を応募先に与えてしまいます。また、社内の人に転職活動をしていることがバレてしまうことも考えられるのです。

web面接のメールに関して、よくある疑問

web面接のメールに関して、よくある疑問をまとめました。

web面接で使用するURLがメールで送られてきた場合は、返信した方が良いか?

web面接で使用するURLやIDなどの情報は、企業から事前にメールで送られてきます。この際のメールにも返信をしておくべきでしょう。メールの内容は、メールを受け取ったことと御礼といったシンプルなもので良いです。

また、web面接予定日の前日までにURLなどの情報が手に入らない場合は、企業に問い合わせてください。

web面接終了後にお礼のメールは送るべきか?

web面接終了後のお礼メールは、評価に直結しないことが多いため、必ずしも送らなくてはいけないというものではありません。

採用担当者に感謝の気持ちを伝えたいと思った時に送れば良いでしょう。

まとめ

web面接の日程確認メールは、その内容と自分が日程変更を希望するかによって対応が変わります。そのため、受け取ったメールの内容をしっかり確認してください。

また、web面接の日程確定メールへの返信時に守るべきマナーを守り、web面接前に自分の評価を下げないように注意しましょう。

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