A4サイズの履歴書の提出について、2枚綴りか見開きにするか迷っている人も多いのではないでしょうか。
A4サイズ2枚に収めるか、A3見開きサイズで印刷するか悩ましいところでが、基本的にはどちらでも構いません。
とはいえ、見た目の印象にこだわる場合は、少々考えたいポイントです。
本記事では、A4サイズの履歴書の取り扱いについて説明しています。いくつかのパターンについて説明していますので、取り扱いに困っている人は、ぜひ本記事の内容をご確認ください。
履歴書はA4用紙2枚で提出してもよい
履歴書を購入するときに、A4とB5どちらが良いのか迷う人も多いのではないでしょうか。結論からお伝えすると、指定がない場合、A4でもB5どちらでも構いません。
以前の履歴書はB4サイズを2つ折りにしたB5サイズが主流でしたが、最近ではA3サイズを二つ折りにしたA4サイズもよく利用されるようになりました。
どちらを使っても問題はありませんが、一般的に就活ではA4サイズがよく利用されます。A4は用紙のサイズが大きい分、志望動機や自己アピール関連の欄が大きく取られているためです。
A4の履歴書は、A3サイズの用紙を2つ折にしたものです。
WEBサイトからA4サイズの履歴書をダウンロードするときに、プリンターがA3に対応していない場合、どうしたら良いのか迷う人も多いのではないでしょうか。
A3での出力ができない場合は、履歴書をA4サイズ2枚で提出しても問題ありません。
ただし、A4とB5など異なるサイズでの提出は嫌がらせのようになるため、提出の際は用紙のサイズをしっかり揃えましょう。
なお、応募先の企業からサイズに指定がある場合は、その内容に従います。
履歴書をA4用紙2枚で提出する際の注意点
履歴書を1枚にまとめずに「A4用紙2枚で提出したい」という人も多いのではないでしょうか。
2枚にまとめる場合は、取り扱いのしやすさを配慮しなければいけません。
履歴書をA4用紙2枚で提出するときに気を付けるポイントを4点ご紹介します。
- 注意点1：ホッチキスで留めない
- 注意点2：用紙にページ番号を振る
- 注意点3：2枚目にも名前を書く
- 注意点4：添え状は「1通」と記載する
注意点1：ホッチキスで留めない
2枚セットで履歴書を提出するときは、ホッチキスを使わないように注意しましょう。2枚の履歴書を綴るにはクリップを使います。
ホッチキスでも良いように思えますが、ホッチキスでとじてしまうと履歴書をコピーする時に少し煩わしさを感じてしまいます。バラバラにするときには、ホチキスの芯を外す作業も加わるため、煩わしさはさらに増大するでしょう。
一方、クリップでとめた履歴書をファイルへ入れて提出すると、応募先企業にも丁寧な印象を与えることができます。些細なことですが、応募者選定の決め手に欠いたときに、気遣いが見られることもありますので、念の為に細かい気遣いも忘れないようにしましょう。
注意点2：用紙にページ番号を振る
2枚の履歴書の下にページ番号を書いておきましょう。履歴書を提出するときは、職務経歴書など他の書類を添えることも多いためです。バラバラになったときでも、ページ番号が記載されていれば整理しやすくなります。
他の人の履歴書と混ざってしまい、間違えたまま評価されてしまっては元も子もありません。あらゆる事態に備えてページ番号はつけておくべきでしょう。
なお、ページ番号は「1/2」「2/2」などの書き方がわかりやすいでしょう。細かい気遣いが採用の明暗を分ける可能性も考慮して、できる限りの対策をしておくことが肝心です。
注意点3：2枚目にも名前を書く
1枚目の履歴書には写真と名前の記載がありますが、2枚目には写真も名前の記載もありません。ページ番号の記載の続きのようになりますが、履歴書や職務経歴書がバラバラになったときに、ページ番号の他に名前の記載があるとまとめやすくなります。
他の応募者の書類に紛れてしまうケースも想定して、2枚目にも名前を記載しておきましょう。ページ番号と名前が記載されていれば、他の応募者と取り違えてしまうアクシデントはほぼ回避できます。応募者の数が多いほど履歴書の整理が大変になるため、細かい配慮が印象に残る可能性が高いでしょう。
注意点4：添え状は「1通」と記載する
添え状は、送付主の名前や同封されている書類をわかりやすく記した書類です。
添え状の同封は必須ではありませんが、書類送付の際の一般的な社会人マナーとされています。
添え状に書類の枚数を記載するときは、履歴書2枚ではなく1通と記載します。枚は紙の枚数を数えるときに使います。履歴書のようなひとまとまりの文書を示すときは、通を使います。2枚で1つの履歴書とするなら、この場合は1通が正しいです。
A4用紙2枚をA3用紙1枚に印刷する方法
2枚だと煩わしさが残るため、「どうしてもA3の見開き1枚にまとめたい」という人も多いのではないでしょうか。
そこで、本項ではA4用紙2枚をA3用紙1枚にまとめて印刷する方法を2つ紹介します。
- 自宅で印刷する方法
- コンビニで印刷する方法
自宅で印刷する方法
家庭用プリンターは基本的にA4サイズまでしか印刷できません。どうしてもA3用紙1枚で印刷したい場合、A3サイズの専用紙を使いましょう。
A3サイズの専用紙を使った印刷は、1ページ目を印刷した後に用紙を裏返して2枚目を印刷します。印刷後に糊付けされた部分を剥がすと見開きA3サイズの履歴書が完成します。
やや特殊な用紙を使うため、手間がかかるのは致し方ありません。それでもA3サイズ1枚の履歴書を自宅でプリントアウトしたい場合は、A3専用紙を使いましょう。
コンビニで印刷する方法
コンビニのマルチコピー機は多種多様な印刷に対応しています。A3サイズの履歴書の印刷でも問題ありません。
A3サイズの印刷をしたい場合、コンビニのマルチコピー機を使うのが無難です。何の問題もなく、綺麗に仕上げることができます。
コンビニで印刷するときは、データをあらかじめPDFに変換しておきましょう。それは、コンビニのマルチコピー機がWordやExcelで作成した「.docx」や「.xlsx」などの拡張子に対応していないケースが多いためです。
PDFデータをコンビニで印刷する場合、先にSDカードやUSBメモリにデータを保存しておきます。印刷時は、マルチコピー機に記憶媒体を読み込んで用紙サイズを指定すると、綺麗な履歴書がプリントアウトされます。
一方、USBメモリなどの記憶媒体がない場合でも、コンビニで印刷できます。
各コンビニのネットワークプリントサービスサイトに、履歴書のデータをアップロードしましょう。
また、スマートフォン向けのアプリケーションを活用することでも印刷可能です。
関連記事：パソコンで作った履歴書を印刷する方法：自宅・コンビニの場合に分けて解説
履歴書を提出する際のマナー
ビジネスシーンには、明確な決まりはないものの、暗黙の了解とされているマナーが存在します。
ここでは履歴書を提出する際にわきまえておきたいマナーをシーンごとに3つ、紹介します。
- 郵送する場合
- 手渡しする場合
- メールで送る場合
郵送する場合
履歴書を郵送する際に気をつけたいポイントは、封筒の色やサイズです。封筒は履歴書を折らずに入れられるサイズを選びましょう。折ることを前提として作られている履歴書もありますが、折らずに郵送できるに越したことはありません。
履歴書を折ってしまうと、採用担当者がコピーやファイリングをするときに手間が増えてしまいます。
封筒の色は白を選びましょう。茶色の封筒でも構いませんが、茶色の封筒は他の事務手続きにも使われるため、履歴書が届いたときに他の書類と紛れてしまい、わからなくなる可能性があります。
封筒の色や折り目は特に決まりがあるわけではありませんが、相手への配慮から生まれた暗黙の了解の一つです。
手渡しする場合
履歴書を手渡しする場合でも、履歴書は必ず封筒に入れましょう。履歴書を直接採用担当者へ渡せるとも限りません。受付で渡すことも想定しておきましょう。
重要な書類を丁寧に扱うことで、「配慮ができる人」というプラスのイメージを与えることもできます。封筒には履歴書在中と朱書きしておき、受け取ってすぐに内容を確認できるよう、封はしないようにします。
折れやシワ防止のために、クリアファイルに入れて提出することも大切です。処理に困るためクリアファイルはいらない、としている会社もあるため、事前によく確認しましょう。
メールで送る場合
履歴書をメールで送る際に、注意したいポイントは件名です。用件と自分の指名がわかるよう、簡潔にまとめましょう。大量のメールに紛れてしまうと、見逃されてしまいます。
あくまでも履歴書の送付が一目で分かることを目的としているため、志望動機や自己PRを長々と書くのはやめましょう。相手のことは考えずに、自己アピールばかりが目立つ人という印象を持たれてしまいます。
データの提出はWordかPDFにします。Word形式はビジネスで広く使われているため、応募先企業が扱いに慣れています。
PDF形式は印刷が簡単かつ、第三者によるデータ改ざんのリスクが少なく、OSに左右されないメリットもあります。
Excelで作られた履歴書も多くありますが、Excelは印刷の設定が煩わしいため、提出前にPDF変換しておくのが無難です。
まとめ
A4サイズの履歴書を提出するときは、A4用紙2枚で提出しても問題はありません。提出の際は、採用担当者の手を煩わせないように、細やかな配慮をするようにしましょう。
A3見開きサイズを２つ折りで提出する方法もあります。コンビニでもマルチコピー機を使えばA3サイズの印刷も可能です。
自宅でも専用紙を使えば印刷できますが、コンビニ利用の方が簡単に印刷できます。近くにコンビニがある場合、マルチコピー機を使った方が手間もかからず無難でしょう。
いずれの方法も、丁寧に履歴書を仕上げて、採用担当者へ良い印象を与えることを忘れないように心がけることが大切です。
