これで完璧!履歴書の封筒の書き方|手渡し・郵送の場合を分けて解説

履歴書は自分の将来を左右するものであるため、誰もが慎重に作成すると思いますが、履歴書を入れる封筒の書き方が間違っていたり、マナー違反になっていたりすると、履歴書の内容を確認する前に相手に悪い印象を与えてしまう可能性があります。

履歴書の封筒は最初に採用担当者の目につくものであり、履歴書と同じように細心の注意を払って正しく用意するべきです。

この記事では履歴書の封筒について、郵送・手渡しの両方のパターンを説明しましょう。転職活動や就職活動で、これから履歴書を提出しようと考えているのなら、ぜひ参考にしてください。

履歴書を持参して手渡しする場合

ここでは、履歴書を持参して採用担当者に手渡しする場合の封筒について説明しましょう。

「手渡しの書類に封筒が必要なのか?」と考える人も多いようですが、封筒を利用することがマナーです。履歴書が折れてしまったり、シワがついてしまったりすることを避けるためにも、封筒に入れるようにしてください。

また、履歴書を手渡しする場合は送付状や添え状は用意しなくて良いです。

宛名の書き方、裏面の書き方

履歴書を手渡しする際は、封筒に宛先を記載する必要はありません。封筒表面の左下付近に赤色のペンで「履歴書在中」と縦書きで記載した上で、文字の周りを長方形で囲みましょう。

封筒の裏面には、郵送の時と同じように左下部分に縦書きで自分の郵便番号・住所・氏名を記載します。

封筒を受け取った採用担当者や窓口担当者が、封筒を見ただけで誰からの履歴書なのかを分かりやすくするためです。

封筒への入れ方

履歴書を封筒に入れる際には封筒の表面から見て、履歴書・職務経歴書(ある場合)・その他の書類(ある場合)の順番にします。

それぞれの応募書類の向きは下記の通りです。裏表に注意して重ねましょう。

履歴書:写真を貼っている方が上
職務経歴書:記載している方(表面)が上
その他の書類:記載している方(表面)が上/両面印刷の場合は1枚目の方が上

この順番・向きを守った上でクリアファイルに入れ、必ず封筒の上下と書類の上下を合わせてください。また履歴書を手渡しする際には、封筒はのりなどで閉じません。

手渡しする際のマナー

履歴書を手渡しするマナーは、その状況によって少し変わります。受付などで履歴書を採用担当者以外に手渡しする場合と、採用担当者に自分で履歴書を手渡しする場合の両方のマナーを知っておきましょう。

①受付で履歴書を手渡しする場合

企業の受付など採用担当者以外に履歴書を手渡しする際には、中身を出さずに封筒のまま渡すようにします。

封筒は相手の向き(相手に封筒の下部分が向く)にし、両手で渡しましょう。相手が採用担当者でないからと油断せず、きちんとビジネスマナーを守った対応が出来るようにしてください。

②面接官に直接履歴書を渡す場合

面接の前や面接中の採用担当者に履歴書を手渡す場合には、相手がすぐに履歴書を確認できるように、封筒から履歴書を出した状態にします。

履歴書は相手の向き(相手にとって上下が正しい向き)にして、渡してください。履歴書を出す作業がもたついてしまうと、相手にあまり良い印象を持たれません。スマートに履歴書が出せるようにしておきましょう。

履歴書を郵送する場合

次に、履歴書を郵送する場合の封筒のマナーについて説明します。郵送の場合は相手の顔が見えないことから、より応募書類や封筒のマナーが重要視されます。マナー違反のないように十分注意してください。

宛名の書き方、裏面の書き方

履歴書を郵送する場合には、宛名を縦書きで書くことが一般的です。定規などを使って文字が曲がらないように注意し、丁寧に宛先を書きましょう。

送付先が個人であれば「〇〇株式会社 〇〇部〇〇課 採用ご担当〇〇様」など、企業や部署宛の時には「〇〇株式会社御中」のように「様」と「御中」を使い分けてください。

宛名を記載した左下部分に「履歴書在中」と赤色のペンで記載し、文字の周りを長方形で囲みましょう。

封筒の裏面には、手渡しの時と同じように左下部分に自分の郵便番号・住所・氏名を記載します。

送付状の書き方

郵送で履歴書を送る場合には、送付状(添え状)を作成します。送付状は採用担当者が封筒の中身と差出人を把握しやすくするだけでなく、履歴書を見てもらう前の挨拶という役割も持っています。

送付状がなければ採用につながらないとは言い切れませんが、守るべきマナーとして送付状は必ず作成してください。

(送付状の書き方はこちらで詳しく解説しています。「【履歴書の送付状(添え状)】PCで作る横書きと手書きの縦書きを解説」)

 

送付状に書くべき内容

【書類の送付日】
送付状の作成日ではなく送付日を記載します。

【宛名】
個人名の場合は「様」会社名や部署名の場合は「御中」を利用してください。

【自分の連絡先・氏名】
住所や電話番号を含めた連絡先を記載します。

【題名】
「応募書類の送付につきまして」などの題名が一般的です。

【頭語+時候の挨拶】
「拝啓 貴社ますますご清栄のこととお喜び申し上げます。
このたび、貴社の〇〇の採用情報を拝見し、下記の応募書類をお送りします。」
時候の挨拶を入れる場合には、送付月によって適切な言葉が変わるため、事前に確認しましょう。

【自己PR】
「私は〇年間〇〇の職務に従事しておりました。在職中には・・・」
などといった簡単な自己PRを記載します。

【面接の申し込み】
「ご検討のうえ、ぜひ面接の機会をいただけると幸いです。
よろしくお願い申し上げます。」
面接の機会を手に入れるためには、このような締めくくりの言葉があると良いでしょう。

【結語】
ビジネス文書の基本でもありますが、頭語を「拝啓」にした場合は「敬具」で終わります。「敬具」は書類の右寄せで記載してください。

【同封書類の一覧】
「記」と中心に記載した上で、同封書類を箇条書きにします。
・履歴書 1部
・職務経歴書 1部
最後は「敬具」と同じように書類の右寄せに「以上」と記載してください。

封筒への入れ方

履歴書を封筒に入れる方法は手渡しの場合とほとんど変わりません。封筒の表面から見て、送付状・履歴書・職務経歴書(ある場合)・その他の書類(ある場合)の順番に重ねます。

クリアファイルに入れて、封筒に入れましょう。

郵送方法、切手料金

履歴書を入れる封筒は、履歴書やA4サイズの送付状を折らずに入れられる「角形2号」(角2サイズ)が一般的であり、定型外郵便物になります。

通常「角形2号」の切手料金は50g以内は120円、100g以内であれば140円が必要です。

書類の枚数によって費用が変わる場合があるため、発送前に重さを確認した上で切手を購入するか、郵便局で発送を依頼すると良いでしょう。

また、記念切手やキャラクター切手の利用は避けてください。

履歴書の封筒について、その他のよくある疑問

最後に履歴書の封筒についてよくある質問をまとめましたので、参考にしてください。

封筒の色は何色がいい?

履歴書を入れる封筒は白色・茶色・水色から選択可能です。しかし、白色は最もフォーマルなイメージがあり、他の郵送物とも混じりにくいので、多くの場合は白色の封筒が用いられます。

封筒のサイズは?

履歴書を入れる封筒は、履歴書やその他の書類を曲げずに入れることができる「角形A4号」か「角形2号」を利用します。

「角形2号」はA4サイズを入れても余裕があるため、応募書類の枚数が多い場合にも対応出来るでしょう。

封筒には、どんなペンで書いたらいい?

封筒に宛名などを書く際に利用するペンは黒字の油性またはボールペンを選びます。水性ペンは郵送中の雨で滲んでしまう恐れがあるため、避けましょう。

ペンの太さは1.0mm位が目安であり、サインペンであれば細字か中字が良いです。

封筒に横書きで書いてはいけない?

一般的にはフォーマルな場面での宛名書きは縦書きが良いと言われていますが、横書きが禁止されているわけではありません。そのため履歴書の封筒の宛名も横書きすることが可能です。

縦書きか横書きかという部分よりも、丁寧な文字で正しい書き方がされている方が重要だと言えるでしょう。

特に宛名や住所にアルファベットが含まれている場合は、横書きの場合が適しています。

まとめ

履歴書を送る際に利用する封筒の書き方や郵送・手渡し時のマナーを説明しました。最も重要なのは中身である履歴書ですが、封筒の書き方やマナーが間違っていると、相手に悪い印象を与えてしまう可能性があります。

正しい方法とマナーを理解して、自信を持って履歴書が提出できるようにしましょう。

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