【履歴書の送付状(添え状)】PCで作る横書きと手書きの縦書きを解説

送付状(添え状)は転職や就職活動で履歴書などの応募書類を郵送する際に欠かせないものですが、送付状の作成経験がない方は何をどのように書くべきかが分からないでしょう。

この記事では、送付状の役割や詳しい書き方と、知っておくべき送付状のマナーなどを説明しましょう。初めて送付状を作成するのなら、ぜひ参考にしてください。

送付状(添え状)は、なぜ必要なのか?

送付状は添え状とも呼ばれるもので、履歴書に限らず書類を郵送する際に用意する必要があります。

書類を手渡しする際には、直接相手に口頭で挨拶が出来ますが、郵送の場合は書類だけが相手に届くことになるためです。送付状の利用によって、郵送でも書類の送付先にしっかりとした挨拶が出来るでしょう。

また、送付状で送り主である自分の連絡先や同封している書類の内容・枚数などを明らかにすれば、相手が書類を受け取った後に同封物の確認や書類の管理・連絡先の確認を行いやすくなります。

このように送付状は多くの役割を持っており、送付状の用意はビジネスの場で守るべきマナーとされているのです。特に履歴書のような重要書類に送付状がない場合は、相手に悪い印象を持たれる可能性があるでしょう。

このような理由から、履歴書を郵送する際には必ず送付状を用意しなくてはいけません。

送付状(添え状)の書き方

送付状の役割や必要性について説明いたしました。ここでは、送付状の具体的な書き方をパソコンで作成する場合と手書きの場合の2つのパターンで説明しましょう。

パソコンで作る送付状の書き方(横書き)

パソコンでは、横書きで送付状を作成することが一般的です。

 

書類送付日

送付状の右上に書類送付日を記載します。年月日は西暦・和暦のどちらでも構いませんが、漢数字ではなく算用数字を利用するようにしましょう。

送り先の会社名・部署・名前

用紙の左上に、履歴書を送る先の会社名・部署・名前を正確に記載します。

採用担当者宛の場合は必ずフルネームの最後に「様」を付けてください。採用担当者ではなく会社や部署宛で履歴書を送る際には「御中」を使用します。

自分の名前・連絡先

用紙の右端に、送り主である自分の名前と連絡先を記載します。住所だけでなく電話番号やメールアドレスも明らかにしておくことで、相手からの連絡が受け取りやすくなるでしょう。

題名

送付状の中心に題名を記載してください。履歴書送付の場合の題名の例は下記の通りです。

【題名の例】
「履歴書送付の件」「応募書類送付の件」

頭語

頭語として「拝啓」を付けて挨拶を記載します。最も一般的な頭語は「拝啓 貴社におかれましてはますますご繁栄のこととお慶び申し上げます。」です。

その月に合わせて「初春の候」「春分の候」などという時候の挨拶を「拝啓」の後につけるのも良いでしょう。時候の挨拶は月ごとに変わるため、必ず適切なものを利用してください。

要件

挨拶に続いて、応募書類を送付する旨を伝えます。複数の職種の募集がある場合には、自分が応募する職種も明らかにしてください。

【例文】
このたび、貴社の採用情報を拝見し、下記の応募書類を送付させていただきます。

本文

本文では簡単な自己PRや応募にあたっての意欲を記載しますが、あまり長文にならないようにしてください。本文の最後には、面接の機会を得たいという一文を加えると良いです。

【例文】
私は○年間、〇〇株式会社にて営業に携わってきました。これまでの経験を活かし、ぜひ貴社の事業に貢献していきたいと考えています。
ご検討いただき、面接の機会をいただけると幸いに存じます。よろしくお願い申し上げます。

結語

「拝啓」で開始した文章は、「敬具」で締めくくります。送付状の右端に「敬具」と記載しましょう。

頭語に「拝啓」以外を使用した場合には、その頭語に適した結語を使ってください。

同封する書類

同封する書類の内容や部数について説明します。

送付状の中心に「記」と記載し、書類を箇条書きにしてください。

【例】
同封書類
・履歴書 1部
・職務経歴書 1部

最後に、送付状の右下に「以上」と記載しましょう。

手書きの送付状の書き方(縦書き)

送付状はパソコンではなく手書きでの作成も可能で、手書きの送付状は縦書きにすることが多いです。先ほど紹介したパソコンの送付状の書き方と重複する内容もありますが、その書き方を説明しましょう。

頭語・要件・本文・結語

頭語・要件・本文・詰語はパソコンの送付状と同じ内容です。「拝啓」は送付状の一番右上に「敬具」は一行利用して行の最下部に記載します。

書類送付日

縦書きであるため、算用数字ではなく漢数字で書類送付日を記載します。

自分の名前

一行使用して、行の最下部に送り主である自分の名前を書きましょう。

送り先の会社名・部署・名前

最後に履歴書を送る先の会社名・部署・名前を正確に記載します。「様」もしくは「御中」を正しく使いましょう。

(履歴書の封筒の書き方はこちらで詳しく紹介しています。「これで完璧!履歴書の封筒の書き方|手渡し・郵送の場合を分けて解説」)

送付状(添え状)のマナー

送付状を作成する際に知っておくべきマナーについてまとめました。マナー違反にならないようにその内容を理解しておきましょう。

送付状はA4サイズで1枚に

送付状が複数枚になると、同封書類の内容が一目で確認しにくくなってしまうため、送付状は1枚に収めるようにします。

また、送付状のサイズは書類を受け取る企業側が管理しやすいサイズであるA4サイズが一般的です。

送付状は書類の一番上に重ねる

送付状の役割は書類を見る相手への挨拶と同封書類の説明であるため、最初に相手に確認してほしい書類です。全ての書類の一番上に送付状を重ねた状態で、クリアファイルに入れましょう。

封筒に入れる書類は、封筒の表面である宛名側を上にした状態で入れるようにしてください。

応募書類を持参する場合は送付状は不要

郵送ではなく応募書類を採用担当者や企業の関係者に手渡しする場合には、送付状を作成する必要はありません。

冒頭でお伝えしたように、送付状は応募書類を直接手渡し出来ない時に用意するものです。

送付状(添え状)NG例

最後に送付状を作成する際に、避けるべきことを説明しましょう。下記のような送付状は相手に悪い印象を与える可能性がありますので、注意してください。

定型文のみを使用して送付状を作成する

送付状で記載する時候の挨拶などは普段馴染みがない方もいますが、インターネットなどの定型文をそのまま利用することはおすすめ出来ません。

見る相手が定型文のコピーペーストであると感じられれば、応募にあたっての熱意が伝わりにくくなるでしょう。特に自己PR部分は定型文を参考にしたオリジナル文章を考えるようにしてください。

送付状の自己PRが長過ぎる

送付状に記載する自己PRは3〜4行程度に収めるべきです。送付状はあくまで応募書類の表紙であるため、長文の自己PRを書くべき場所ではないのです。

入社にあたっての熱意を伝えたいのであれば、履歴書の自己PR欄を活用してください。

自分の希望条件などを送付状に記載する

送付状には応募者の希望条件を書くべきではありません。自分の希望する勤務地や勤務時間帯などは履歴の本人希望欄を利用しましょう。

まとめ

履歴書などの応募書類を郵送する際に、必ず添付するべき送付状(添え状)について、その書き方や基本的なマナーと注意点をまとめました。

送付状は書類郵送時に欠かせないものですが、送付状自体の書き方が間違ってたり、マナー違反になっていたりすると、書類を受け取る相手に悪い印象を与えてしまいます。

この記事を参考に、正しい方法でマナーを守った送付状が作成出来るようにしましょう。

スマホ履歴書「キャリレコ」

最新情報をチェックしよう!