提出した履歴書は返却されない？返却してもらう方法を解説

企業に採用された人の履歴書は労働基準法で定められている通り、退職や死亡などで雇用関係が解消された後も3年間企業で保管しなくてはいけません。

しかし、不採用だった時の履歴書の扱いには明確な取り決めがなく、企業ごとに違ったルールで応募書類は管理されているのです。

今回の記事では、提出した履歴書がどのように扱われるのかと、返却してもらう方法について説明しましょう。応募先に履歴書を返却してほしいと考えているのなら、ぜひ参考にしてください。

提出した履歴書は返却されるのか？

先ほどもお伝えしたように、不採用者の履歴書に関しての取り決めはなく、企業によって個別の対応が行われています。

実際には、大半の企業が履歴書を返却しないものの、すぐに履歴書を破棄する企業は少なく、不採用者からの返却希望に応えるためにも一定の期間は履歴書を保管しているのです。

企業が積極的に不採用者の履歴書を返却しない理由には、下記のようなものがあります。

返却のためのコストと労力を節約するため

履歴書を返却するためには、郵送代や封筒代の他に、返却作業を行う担当者も用意しなくてはいけません。応募者の数が多ければ多いほど、そのコストや労力の負担は増えていくでしょう。

特に大手企業では数百・数千という数の履歴書を返却することになるのです。

選考の段階で履歴書に採用担当者が書き込みをしているため

一部の企業では、書類選考や面接を行う時に、合否や評価を履歴書に書き込んでいる場合があります。選考に関わる情報が記載された書類は、社外秘として扱われるでしょう。

選考時の書き込みが理由で履歴書が返却されない時には、応募者が希望しても履歴書を手に入れることが難しくなります。

履歴書返却時の紛失や誤送による個人情報流出リスクを回避するため

履歴書には重要な個人情報が書かれています。履歴書が何らかの原因で返却作業中に紛失する・誤配送されてしまうようなことがあると、重大な問題につながる恐れがあるでしょう。

このような個人情報保護の観点から履歴書を返却しないという選択をする企業もいれば、履歴書を保管して個人情報を保護する負担を軽減させるために、不採用決定後はすぐ履歴書を応募者に返却する企業も存在します。

返却されなかった履歴書はどうなる？

返却されなかった履歴書は応募先で決められた期間保管した後、破棄されます。保管期間の平均は半年間で、ほとんどの企業では1年以内に不採用者の履歴書を処分しているのです。

企業は不採用者の履歴書を返却する・保管する義務はないものの、履歴書の個人情報は保護しなくてはいけません。そのため、不採用者の履歴書は採用者のものと同じように管理され、一定の期間が経過した後にシュレッダーや書類破棄の専門業者を使って人の目に触れないように処分します。

また、原本は応募者に返却してコピーやデータのみを保管するという企業もあり、各企業ごとに取り扱いが大きく変わると考えて良いでしょう。

履歴書を返却してもらう方法

不採用だった企業から履歴書を返却してもらいたいという場合には、次のような方法が有効です。自分が依頼しやすい方法で履歴書の返却を希望しましょう。

ただし、企業から履歴書の返却が難しい場合もあることは理解し、提出する履歴書を手元に置いておきたいという方は、事前にコピーを取る習慣をつけておいてください。提出前の履歴書のコピーは、面接の練習時にも役立ちます。

募集要項を確認する

最初に、企業の募集要項を確認してください。「履歴書は返却します」「履歴書の返却不可」などの記載がある時には、その内容に従ってください。

残念ながら履歴書の返却対応をしていない企業に履歴書を提出した時には、返却に応じてもらえない可能性が高いのです。

初めから応募先が履歴書返却に対応していないと分かっているのなら、履歴書返却は難しいと考えた方が良いでしょう。

応募時に依頼しておく

募集要項に履歴書の返却についての説明がない場合は、応募時に自分から「不採用の際には履歴書を返却してほしい」と伝えておいてください。返信用封筒を用意しておけば、返信してもらえる可能性が高いでしょう。

ただし、採用が決まる前から不採用時の話をすることで、採用担当者に「他社が本命なのだろう」「就業への意欲が薄い」と感じられてしまう恐れがあります。

特に履歴書の返却は不可と決まっている企業に無理な依頼をする場合には、心象を悪くしないように注意してください。

不採用の連絡時に依頼する

不採用の連絡を電話で受ける場合、そのタイミングで履歴書の返却を希望するという手もあります。最も自然に依頼しやすいパターンだと言えるでしょう。

しかし、選考後のタイミングでは返信用封筒を履歴書と同時に送れないため、応募先に返信費用を負担させてしまうことになります。

後日メールまたは電話で依頼する

不採用時の連絡が手紙など相手とのコミュニケーションが取れないものであった場合、後日メールや電話で履歴書の返却を求めることをお勧めします。

不採用を受けた企業であっても、しっかりとビジネスマナーを守った対応が出来るようにしてください。

履歴書の返却をメールで依頼する場合の例文

不採用だった企業に自分の履歴書を返却してもらえるようにメールで依頼する場合には、次のような例文を使うと良いでしょう。

履歴書の返却をメールで依頼する際のポイント

履歴書の返却をメールで依頼する場合には、次のポイントに注意してください。

・履歴書返却に関わるメールであることと誰からのメールかが一目で分かる件名をつける
・選考の機会をいただいたことへの御礼を伝える
・返信や履歴書返却に関わる労力をかけることに対しての謝罪を伝える
・相手が都合の良い方法で返事が出来るようにメールアドレス・電話番号・住所を記載しておく

また、企業にメールを送る際には企業の営業時間を考慮します。メールだからといって深夜や早朝の時間帯にメールを送信してはいけません。

不採用を受けた企業であっても、十分な配慮をした上で相手に失礼のないメールを送信しましょう。

まとめ

不採用の時の履歴書を返してもらいたいという方は、この記事で紹介した方法を参考にしてください。

ただし、企業によっては履歴書の返却に応じないという社内ルールが設けられている場合もあることを知っておきましょう。また、返却された履歴書は別の企業の応募に使い回してはいけません。履歴書の折れや汚れから「履歴書の使い回し」がバレると、採用担当者に悪い印象を持たれてしまうでしょう。

また、不採用ではなく内定辞退の場合も、同じように履歴書の返却を希望することは出来ますが、必ずしも希望に応じてもらえるとは限りません。内定辞退時の履歴書返却希望は内定辞退の意向を伝えるタイミングで行うようにしてください。